Kegiatan MICE merupakan salah satu usaha pariwisata yang memiliki tantangan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan sampai dengan pelaporan kegiatan. Proses pelaksanaan di setiap variable MICE juga memiliki keuinkan dan tantangan yang berbeda diantaranya pelaksanaan kegiatan Congress. Kegiatan Congress melibatkan partisipasi dari dalam dan luar negeri yang selanjutnya menggunakan istilah Delegasi.
Delegasi umumnya perwakilan dari negara / organisasi / perusahaan swasta yang ditugaskan untuk menghadiri sebuah kegiatan Congress. Perwakilan memungkinkan dengan jumlah lebih dari 1 orang atau dalam berbentuk group, dan dipimpin oleh Head of Delegation atau Pimpinan Delegasi yang memiliki profil paling tinggi pada rangkaian kelompok delegasi.
Pengalaman delegasi tentunya berbeda-beda untuk berkunjung ke suatu negara tempat pelaksanaan kegiatan MICE, tentunya dengan keterbatasan pengalaman dan pengetahuan mengenai destinasi tempat penyelenggaraan kegiatan MICE, delegasi tentunya membutuhkan petugas pendamping yang menguasai mengenai destinasi kota maupun rangkaian kegiatan Congress.
Petugas pendamping yang dimaksud adalah Liasion Officer (LO). Diambil dari bahasa inggris yang artinya Narahubung. yang memang berfokus pada asistensi yang melekat kepada Delegasi maupun Pimpinan Delegasi. Mungkin, bagi orang awam tugas LO adalah pekerjaan yang sederahana, nyaman dan tidak penuh tantangan dibanding tugas lainnya di dalam sebuah event. Fakta dilapangan profesi ini penuh dengan aturan begitu ketat dan penuh tantangan.
SOP LIASION OFFICER
Jika dilihat, LO memiliki SOP yang cukup ketat karena mengacu pada standirisasi Keprotokolan Kenegaraan dan Pelayanan Prima Hospitality. Jika dilihat SOP seorang LO sebagai berikut:
- LO bertugas asistensi dan melekat HOD / tim delegasi lain mulai dari Ketibaan – Pelaksanaan event – Kepulangan dengan standar protokoler kenegaraan dan pelayanan prima hospitaliaty
- LO memahami rangkaian kegiatan secara terperinci, seperti posisi tempat duduk delegasi, lokasi berdiri saat swafoto delegasi
- Memiliki wawasan luas mengenai destinasi, pariwisata lokal, ekonomi sosial politik budaya, hubungan bilateral kedua negara.
- Memiliki kemampuan bahasa asing selain bahasa inggris jika delegasi membutuhkan
- LO memiliki kemampuan diplomatis jika ada permintaan khusus yang tidak bisa dipenuhi, terutama memenuhi kebutuhan yang sudah melampaui batas
- LO bekerjasama dengan departemen lain seperti Ground Handling, Transportasi, Hospitality Desk, Patwal, dan menjadi perantara antara delegasi dengan kepanitiaan lain (EO)
- LO memiliki sifat obeservatif, inisiatif, adaptif, responsif dan check & re-check pada setiap langkah kerja
- LO mampu menempatkan diri saat bersama dengan delegasi seperti posisi berdiri & berjalan, di dalam kendaraan delegasi, saat kondisi lain
Sumber: PT. Bhatara Tunas Perkasa – SOP Talent Management
Tantangan & Keunikan Liasion Officer
Liasion Officer memiliki tantangan dan kendala yang unik dan mungkin tidak dimiliki departement kepanitiaan lain, seperti:
- Mendapatkan delegasi yang tidak memiliki bilateral dengan negara Indonesia
- Delegasi hanya mampu berbahasa lokal negaranya namun memiliki keterbatasan kemampuan bahasa inggris
- Delegasi memiliki sifat yang tidak stabil, memiliki riwayat penyakit yang langka, memiliki alergi makanan tertentu
- Dikarenakan pekerjaan yang melekat dengan delegasi, maka Liasion Officer memiliki akses tanpa batas atau setara dengan delegasi seperti penjemputan langsung di VIP Bandara bahkan private jet, mendapatkan pengawalan sama seperti delegasi, mendapatkan previllege pada kondisi-kondisi tertentu dan tidak jarang LO mendapatkan tanda mata berupa barang-barang dari negara asal delegasi ataupun Tipping dengan jumlah yang tidak sedikit.
Dosen Prodi D3 Perhotelan, Sekolah Tinggi Pariwisata Bogor.